Reisekostenzuschüsse

BEANTRAGEN BEIM KOORDINATOR

1. "Antrag auf Gewährung eines Reisekostenzuschusses" (Kostenvoranschlag ankreuzen) ausfüllen
2. Kopie davon behalten und
3. Original an den Koordinator (eventuell gemeinsam mit einer Kopie der intern bewilligten Freistellung Formular PA/F7 )

Nicht vergessen: Beantragung anderweitiger Finanzierung unbedingt gleich angeben.

ABRECHNEN BEIM KOORDINATOR (bis spätestens 6 Wochen nach Rückkehr)

1. "Antrag auf Gewährung eines Reisekostenzuschusses" (Abrechnung ankreuzen) und
2. Zahlungsanweisung ausfüllen
3. Beiblatt zur Endabrechnung ausfüllen
4. Originalbelege abgeben, aus denen die entsprechenden Zahlungsleistungen hervorgehen (nur Hotelkosten, Reisekosten und Konferenzbeiträge)

Falls "besonders förderungswürdiger Antrag" gestellt wurde, die Förderungswürdigkeit belegen (z.B. Konferenzprogramm, aus dem der gehaltene Vortrag ersichtlich ist)
Falls eine beantragte Reise nicht angetreten wird oder (ganz/teilweise) anderweitig finanziert wird, ist das bitte bekanntzugeben.

• Ich habe vergessen einen Kostenvoranschlag zu stellen und habe die Reise bereits gemacht. Kann ich trotzdem Kostenersatz beanspruchen?

Der Kostenvoranschlag hat den Zweck während eines Kalenderjahres einen Überblick über das Ausmaß der benötigten Mittel zu geben. Sie sollten also immer gemeinsam mit Ihrem Antrag auf Freistellung einen Antrag auf "Gewährung eines Reisekostenzuschusses" stellen auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt erst vage Kostenvorstellungen haben. In Ausnahmefällen können Sie auch noch nach Beendigung Ihrer Reise einen Antrag stellen.

• Unter welchen Bedingungen habe ich Anspruch auf Zahlungen aus dem Topf für besonders förderungswürdige Anträge?

Jeder, der einen Vortrag auf einer Veranstaltung hält (Konferenz, Workshop etc.), sowie Assistenten  in Dissertationsphase in den ersten beiden Dienstjahren, haben einmal jährlich Anspruch auf Zahlungen aus dem Topf für besonders förderungswürdige Anträge.

• Ich konnte bei Bekannten nächtigen und habe sie als Gegenleistung zum Abendessen eingeladen. Kann ich die Kosten geltend machen?

Essensrechnungen werden prinzipiell nicht refundiert.

• Woran erkennt man, dass es sich bei einer Gutschrift auf dem Konto um einen Ersatz von Reisekosten handelt?

Das entsprechende Kürzel lautet "RKZ", das bei der Gutschrift am Konto vermerkt sein müsste.

• Ich bin mit dem eigenen PKW gefahren, kann ich Kilometergeld verrechnen?

Nein, Sie können jedoch den Gegenwert einer Bahnkarte 2. Klasse ansetzen (Beleg: bspw. ein Internetausdruck). Weiters können Sie Kilometergeld unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen Ihrer Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.

• Kann ich Tagesdiäten oder Taggeld verrechnen?

Nein. Jedoch:  Tagesdiäten oder Taggelder können Sie unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen Ihrer Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.

• Kann ich Reisekosten anläßlich eines Forschungsaufenthalts ansetzen?

Nur unter der Bedingung, dass Sie alle anderen Finanzierungsmöglichkeiten ausgeschöpft haben (Nachweis).

• Ich habe einen Reisekostenzuschuss beantragt, in der Zwischenzeit aber für einen Teil davon einen Finanzierungszuschuss von anderer Stelle erhalten. Muss ich aktiv werden?

Ja, melden Sie bitte die Alternativförderung sofort nach (am besten geben Sie andere Einreichungen gleich beim Voranschlag bekannt). Sie riskieren sonst, dass Ihre Anträge zwei Jahre lang  letztgereiht werden, also erst dann eine Refundierung erfolgt, bis alle anderen Einreichungen zu 100% abgegolten wurden.

• Ich habe gar keine Reisekosten vergütet bekommen, obwohl ich eingereicht habe. Wieso?

Sie haben möglicherweise Ihre Ausgaben nicht belegt, die Zahlungsanweisung nicht ausgefüllt oder nicht angegeben, dass Sie auch aus anderen Quellen eine Finanzierung erhalten haben.

• Ich halte einen Vortrag an einer Konferenz in Wien. Um die Konferenzgebühr einzureichen soll ich den normalen Reisekostenantrag ausfüllen?

Ja. Bei der Endabrechnung bestätigen Sie auch auf der Zahlungsanweisung, dass Sie "die Reise durchgeführt haben", bzw. dass Sie an der Konferenz teilgenommen haben.

• Zu welchen Terminen werden Reisekosten ausbezahlt?

Aufgrund der budgettären Situation erst am Ende des Jahres. (für Vertragsbedienstete mit dem jeweiligen Monatsgehalt, für Beamte als eigene Position).

• Welche anderen Finanzierungsmöglichkeiten gibt es für meine Reise?

Erkundigen Sie sich explizit bei Ihrem Fachbetreuer. Eine Zusammenstellung unterschiedlichster Förderungen finden Sie hier und hier und auch hier.

--> Andreas J. Novak