Am Beginn einer Recherche steht die Präzisierung der Suchfrage.
Nach Ausfüllen des Antragsformulars sollten die Interessenten
unbedingt persönlich in die Informationsvermittlungsstelle IVS kommen,
da ein Gespräch bezüglich des Recherche-Themas wichtig ist und Klarheit
über die entsprechenden Suchbegriffe bringt (Interview).
Häufig nur vage formulierte Problemstellungen des Auftraggebers
(End-User) müssen vom Rechercheur durch Nachfragen präzisiert werden
(nicht nur inhaltliche Abklärung sondern vor allem die Eingrenzung nach
formalen Kriterien).
Danach ist die Auswahl des(r) geeigneten Host(s) und geeigneten
Datenbanken der nächste Schritt.
Für die Bestimmung der "geeigneten" Datenbanken stehen gedrückte
Beschreibungen und Online-Hilfen zur Verfügung. Zu jeder Datenbank gibt
es eine ausführliche Beschreibung in Form eines sogenannten Bluessheets.
Bewertungskriterien für Online-Datenbanken
Die wichtigsten Kriterien sind:
1) Abgedeckte Sachgebiete:
Umfang, Vollständigkeit, Sprache, Zeitraum der fachlichen
Abdeckung (zeitliche Aufteilung der Informationen auf Files)
2) Hersteller bzw. Zuverlässigkeit
3) Anbietender Host:
Zugriffsmöglichkeiten, Vergleich der Aufbereitung von Dokumenten, Häufigkeit
der Aktualisierung
4) besondere Dienste (SDI, usw.)
5) Bereitstellung von Datenbankenunterlagen
6) Kostenunterschiede
Für die Bestimmung der geeigneten Datenbanken nach der
gesuchten Information (Inhaltskriterien) stellen manche Hosts sogar Files
zur Verfügung, wie z. B. :
DIALOG File 411 : Dialindex : Beispiel
DIALOG File 414 : Dialog Journal Name Finder
: Beispiel
Danach erfolgt die Umsetzung der Suchfrage in Suchformulierungen
(Suchprofil) mit Berücksichtigung der Synonyme, Homonyme usw...
Um Online-Kosten zu sparen, wird die Suchformulierung offline in eine Upload-Datei
geschrieben, die nach Einwahl in die Datenbank automatisch abgearbeitet
wird.
Bei der Durchführung der Online-Recherche werden die gefundenen
Informationen online angezeigt und gleichzeitig in einer Download-Datei mitgespeichert,
wobei der Rechercheur das Ausgabeformat der Treffer (Items) und deren Sortierung
selbst bestimmen kann. Zuerst ist es sinnvoll, eventuell vorhandene Duplikate
zu identifizieren und zu eliminieren (bei Verwendung mehrerer Datenbanken).
Die Informationen der Download-Datei werden für den End-User
weiter bearbeitet und aufbereitet.
Durchgeführte Suchformulierungen können mit einem SAVE-Befehl
auf dem Host gespeichert werden.
Ein SDI-Service kann dem End-User angeboten werden.
Der Informationsvermittler muß
für die Durchführung komplexer Recherchen eine relativ Menge
von einfachen Befehlen beherrschen, die der jeweilige Host als sogenannte
Retrievalsprache zur Verfügung stellt (befehlsorientierte Suche).
Jeder Host verwendet ihre eigene Retrievalsprache.
Diese Befehle stehen für wichtige
Funktionen, die im Verlauf einer Recherche aktiviert werden müssen.
Diese Funktionen sind:
Menügeführte Suchen werden gelegentlich für einfachere Suchen angeboten.
